Hola de nuevo, la semana pasada hablamos un poco sobre los tan famosos diagramas de Gantt, también vimos un poco qué son y su historia y como lo prometido es deuda, hoy veremos de cómo los podremos utilizar, haremos un ejemplo sencillo pero suficiente, para que puedas aplicar este conocimiento a cualquier área donde lo desees llevar, sin más dilaciones veamos cómo podremos sacarle el mejor partido a esto.
veamos primero cómo funcionan estos diagramas, pero si no me quieres leer y prefieres ver el ejemplo de una vez, ve un poco más abajo…
Estos diagramas de Gantt son muy fáciles de leer y como puedes ver en la imagen, es una sencilla tabla donde se relacionan actividades con respecto al tiempo, en la primera columna se ubican todas las actividades que posee un proyecto y en las filas se desglosa el tiempo ya sea por años, meses, semanas, días, o incluso horas, eso dependerá de cuánto se tarde un proyecto o ¡el plan para conquistar el mundo mua ja ja ja ja!!!! (mmmm perdón) que deseas ejecutar, así tenemos que, en las primeras filas se ubica el tiempo a utilizar para culminar con todas las tareas y este se divide según se necesite. Las actividades se refiere entonces, a todos esos pasos o cosas necesarias para que el plan que trazaste, sea ejecutado al 100% y según el tiempo que tome cada actividad, se sombrean las celdas, relacionando la fila de la actividad con las columnas de su respectivo tiempo, darle a cada actividad un espacio prudente de inicio y finalización en muy importante dentro de tu cronograma, esto con el fin de saber la fecha exacta para dar comienzo o culminar cada actividad e ir revisando si podremos terminar nuestro malévolo plan (proyecto) a tiempo.
Sí nuestro cronograma por algún motivo, no lo llevamos exactamente como debería ser quiere decir que, no fue acertada la forma en cómo lo planteamos, pues si nos demoramos, tendremos que hacer mayores esfuerzos para alcanzar la meta, o en el peor de los casos necesitaremos más tiempo del planeado, por el contrario si tenemos holguras, quiere decir que estamos desperdiciando el tiempo y los recursos, pero te preguntaras ¿como se yo cuanto tiempo me demoro haciendo una actividad? la respuesta está en tu corazón, ja, ja, ja, no mentiras, pero si, esto depende muchas veces de tu experiencia, si llevas algún tiempo realizando una actividad sabrás un aproximado del tiempo que gastas haciéndola, por ejemplo piensa cuanto tiempo te demoras bañándote, ¿siempre te demoras el mismo tiempo?, saca el promedio de cuánto te gastas haciendo esto y así sabrás la respuesta, obvio en un proyecto como una construcción u obra, las actividades son más complejas y por eso hay varios estudios que evalúan cuánto tiempo se demora una persona o un grupo de ellas (cuadrillas) haciendo dichas actividades.
Ahora dependiendo de lo que se va a planear, quienes intervienen, las herramientas, los materiales, entre otros, que pueda comprender el realizar una actividad y si esta puede realizar simultáneamente con otra, o no, es lo que definirá las secuencias de encadenamiento de las actividades, pueden existir algunas actividades las cuales necesitan su propio tiempo, siendo inamovibles, y otras donde no importa en qué momento se realicen; de esta forma podemos observar la importancia de saber la metodología o el proceso que conlleva el realizar cada una de las actividades planificadas y su aproximación sobre el tiempo que estas ocupan para realizarse y poder empezar con la siguiente.
Cuando se habla de programaciones en un proyecto de gran tamaño, donde se utilizan un gran número de actividades y un periodo de tiempo extenso, se deben de apoyar estos diagramas con otras informaciones, como por ejemplo la importancia o jerarquía de las actividades, de modo que se exponga su relevancia para la toma de decisiones sobre la
marcha del proyecto pues sí el calendario no se está cumpliendo de acuerdo a lo estipulado, habrá que, aplicar más empeño o personal a las actividades de mayor complejidad, esto con el fin de no alterar la programación. El conocer estas actividades y marcarlas o resaltarlas nos indicará una ruta crítica, que se refiere precisamente a esas actividades, las cuales no podremos mover, retrasar o adelantar si lo que se desea es cumplir con el cronograma, puntualmente.
… aquí es a donde debes dirígete si quieres ver el ejemplo de una vez.
Hagamos un ejemplo sencillo aplicado a nuestra vida como estudiantes de esta carrera que tanto nos apasiona, pero que a veces nos saca una que otra cana. Imaginemos, vamos a realizar el diseño y dibujo de un proyecto, el cual consiste en tomar las medidas de una casa, hacer los dibujos y diseños correspondiente para finalmente entregar los planos todo esto dentro de dos semanas, los planos a entregar deben contener, 1 planta, 2 alzados y 2 cortes, además tendremos que ir a plotear y llevar físicamente este paquete de planos, para así entregar el proyecto. Lo primero que hacer, es una lista con las actividades, junto con el tiempo que nos tomará realizar cada una de ellas, para este ejemplo vamos a enlistar así:
Recolección de datos (o levantamiento), 2 días
Realización de la planta, 5 días
Realización de 1er alzado, 2 días
Realización del 2do alzado, 2 días
Realización de corte longitudinal, 2 día
Realización del corte transversal, 2 día
Plotter del proyecto, 1 día
Entrega del proyecto, 1 día
Listo es el momento de colocar en la primer columna, cada una de las actividades, una por cada celda, hasta terminar con todas ellas, como este cronograma lo llevaremos por días, una de las primeras filas será para contabilizar días, pero para tener un mayor control, utilizaremos una fila donde se agruparan celdas para indicar también las semanas, dependiendo del proyecto se pueden hacer agrupaciones por: horas, días, meses, años o lo necesario. Luego de que tengas la información organizada, tu tabla deberá de verse algo como la siguiente imagen.
Como ves es muy fácil, solo debemos considerar, en qué momento vamos a empezar las actividades, y sombrear las celdas correspondientes al tiempo que dura la actividad, teniendo en cuenta si las actividades siguientes dependen estrictamente de la terminación de la actividad anterior o si podemos empezar alguna actividad mientras estamos culminando otra, esto también puede depender de otros agentes externos, como el número de personas quienes realizan la actividad, la disponibilidad de las herramientas de trabajo, etc, pero básicamente, este es el concepto general.
… y así es como se realizan, usan y leen estos diagramas, los cuales son la base que utilizan softwares para elaborar programaciones y gestión de proyectos, como lo son: openproj, Microsoft Project, Open Workbench, GanttProject, etc, pues existen muchos y variados, pero con una sencilla tabla de excel tú puedes hacer los tuyos, asi que ya puedes empezar a planear las actividades y gestionar tu vida de una forma más organizada, o igual seguir como yo, procrastinando todo el día y trabajando en horarios poco recomendables… recuerda que si tienes dudas sobre este o algún otro tema y necesitas profundizar más sobre algo, no dudes en preguntarnos, envíanos tus dudas o reserva una asesoría, estamos siempre dispuestos a colaborarte.
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